שיטה לניהול משימות באמצעות Gmail
-
רציתי לשתף בעצה שמאד עוזרת לניהול משימות רבות במקביל בלי לפספס, שלא עולה כסף ואפשר לעשות אותה בתוך Gmail ללא סיבוך.
יכול להיות שהרבה מכירים את זה אבל בגלל שזה מאד עזר לי אני מפרסם את זה לתועלת.
כחלק מעבודתי אני נדרש לנהל מס' רב של משימות במקביל, ובדר"כ כולם עוברים דרך המייל.
בהתחלה, כשראיתי שאני מפספס דברים, עשיתי לעצמי רשימת משימות בקובץ ב-Drive.
אבל ראיתי שזה לוקח זמן עבודה כפול. וגם לא הספקתי תמיד לעדכן ב-Drive וכו'.ואז נתקלתי בעצה ששמה "תוויות". עצה ששינתה לי את כל צורת העבודה לטובה.
יצרתי לעצמי 3 תוויות.
- חדש - עבור מיילים שעוד לא נגעתי בהם בכלל (כגון מייל שאני יכול לטפל בו גם עוד שבוע...)
- בטיפול - עבור מיילים שבאמצע טיפול
- הסתיים - עבור מיילים שהסתיים הטיפול בהם
וכל מייל שנכנס מיד מקבל תיוק. וכן מיד בסיום תהליך. סך הכל לחיצת כפתור אחת.
הרעיון הוא פשוט - אני תמיד נכנס לתווית "בטיפול" (שם אני רואה רק מה שסומן "בטיפול") ועובר אחד אחד, ומקדם כל אחד לפי עניינו.
וגם נכנס ל"חדש" ומתחיל לעבוד על מה שאני בוחר (ואז מסמן אותו "בטיפול").
בסיום התהליך אני מעביר את זה ל"הסתיים".לדברים דחופים במיוחד אפשר להוסיף תווית "דחוף" - אפשר לסמן הודעה בכמה תוויות במקביל (היא תופיע בכל התוויות שסומנה בהם).
בקיצור, כל אחד יכול לשחק עם זה לפי הצורך שלו.
- איך להוסיף תווית?
לוחצים על "עוד" ואז על "הוספת תווית חדשה".
אפשר בהגדרות לשנות צבע לתווית (רקע וגופן) וכו'.
אפשר לסמן כל הודעה בכמה תוויות.
תמונות לדוגמא:
-
יפה מאוד!
אפשר גם לחלק את הדואר נכנס בצורה כזו
שווה ערך ל-חדשמה שרוצים להמשיך טיפול יש את זה
מופיע גם בקליק ימני על הודעה שבמוקד
ובסרגל העליון
המעלה בזה שרואים כמה זמן זה בסטטוס הזה של "בטיפול"
ומה שטופל פשוט נשאר למטה בהודעות שנקראו או ששולחים לארכיון או כל תגית אחרת.
וכבונוס אפשר להגדיר כאן
אפשר גם ליצור תזכורות/משימות ע"י תיזמון שליחה
של מייל בגול עצמי -
עוד שדרוג קטן (למי שמעניין אותו):
הגדרת כל דואר חדש שנכנס שיקבל את התווית "חדש", כך שגם אם קראנו את המייל אבל החלטנו לא להתחיל עדיין לטפל בו (וזה במקום לסמן את המייל כ"לא נקרא"), הוא יסומן בתווית "חדש".
וזה ע"י יצירת המסנן "label:inbox", שיוסיף את התווית "חדש".תמונות הסבר איך עושים את המסנן הנ"ל:
א) לפתוח את תיבת החיפוש בג'ימייל ולהוסיף את המסנן:
ב) ללחוץ על "מסנן חדש", ואז נפתח החלון הבא:
בחלון הזה יש ללחות על "אישור":
ג) ייפתח החלון הבא:
שם יש לסמן "וי" על "החל את התווית", ולבחור את התווית "חדש":
-
@UA אמר בשיטה לניהול משימות באמצעות Gmail:
עוד שדרוג קטן (למי שמעניין אותו):
הגדרת כל דואר חדש שנכנס שיקבל את התווית "חדש", כך שגם אם קראנו את המייל אבל החלטנו לא להתחיל עדיין לטפל בו (וזה במקום לסמן את המייל כ"לא נקרא"), הוא יסומן בתווית "חדש".
וזה ע"י יצירת המסנן "labl:inbox", שיוסיף את התווית "חדש".תמונות הסבר איך עושים את המסנן הנ"ל:
א) לפתוח את תיבת החיפוש בג'ימייל ולהוסיף את המסנן:
אין לי את החלון הזה
ב) ללחוץ על "מסנן חדש", ואז נפתח החלון הבא:
בחלון הזה יש ללחות על "אישור":
וגם את התויות האלו אין לי
ג) ייפתח החלון הבא:
שם יש לסמן "וי" על "החל את התווית", ולבחור את התווית "חדש":אתה מתכווין שצריך יצור תווית כזו או שאתה מתכווין לתווית האדומה שקופצת ונעלמת ברגע שאתה פותח את המייל ?
-
@מעמד
החלון הזה קופץ רק במקרה של שימוש במסנן שמכיל in, label, is וכו' (כמו שמופיע בחלון...)
הוספת את המסנן label:inbox כמו שבתמונה? אם לא אז ההודעה לא תקפוץ לך כנראהלגבי התוויות שלא מופיעות לך, ההודעה שכתבתי היא המשך להודעה הראשונה שלי, שם הוספתי את התוויות האלו. והרעיון הוא שכל מייל נכנס אני אוטומטית שולח אותו (או יותר נכון מוסיף אותו) לתווית "חדש".
-
@UA אמר בשיטה לניהול משימות באמצעות Gmail:
החלון הזה קופץ רק במקרה של שימוש במסנן שמכיל in, label, is וכו' (כמו שמופיע בחלון...)
הוספת את המסנן label:inbox כמו שבתמונה? אם לא אז ההודעה לא תקפוץ לך כנראהמה הכוונה "שימוש במסנן" ?
רשמתי כמו שכתבת ולא קפץ לי החלון הזה -
@UA אמר בשיטה לניהול משימות באמצעות Gmail:
לגבי התוויות שלא מופיעות לך, ההודעה שכתבתי היא המשך להודעה הראשונה שלי, שם הוספתי את התוויות האלו. והרעיון הוא שכל מייל נכנס אני אוטומטית שולח אותו (או יותר נכון מוסיף אותו) לתווית "חדש".
כלומר שאתה הוספת אותם ?
אני התכוונתי לתוויות האלו שגוגל מעדכן שהודעה זו היא חדשה
זה גם משנה ? -
בדיוק כמו ההוראות כאן
רק במקום חדש תקרא לתוית מוזיקה.
ובמקום השדה כולל את המילים, תמלא את השדה מאת מוזיקה מכל הלב. ואז אתה לוחץ על החל את התוית, ובוחר ב-מוזיקה.
{ותלחץ גם על הפעלת המסנן על 00 שיחות תואמות, כדי שזה יחול גם על השיחות הישנות ולא רק מהיום.} -
D dovid העביר נושא זה מ-טיפים ורעיונות ב-
