בניית טופס/דו"ח

[שוהם307]

@odeddvir אמר בבניית טופס/דו"ח:

תעתיק את כל הפקדים מהטופס לתוך הדו"ח (העתק הדבק).

איך אני מעתיק אותם? בגדול יש לי רק שדות למילוי.

[OdedDvir]

@שוהם307 גם שדות למילוי הם פקדים.
תפתח את הטופס בתצוגת עיצוב, בחר הכל Ctrl+A, העתק Ctrl+C.
פתח דוח חדש ריק, והדבק את הכל Ctrl+V.
אל תשכח לבסס את הדוח על הטבלה של הנתונים (כמו שעשית בטופס).

[שוהם307]

@odeddvir אמר בבניית טופס/דו"ח:

אל תשכח לבסס את הדוח על הטבלה של הנתונים (כמו שעשית בטופס).

את זה לא הצלחתי לעשות,
העתקתי את כל הטופס והדבקתי אותו בדו"ח ריק חדש שיצרתי, קיבלתי את אותה הצורה של הטופס בדו"ח,
אבל כאמור את הביסוס שכתבת לא בדיוק הבנתי איך אני עושה את זה.
עריכה: יש משהו שאני עדיין לא מבין מה אני עושה, תגיד לי מה לא בסדר במה שהבנתי.

1. בעיקרון הדו"ח מקבל נתונים מטבלה, ולכן בעיקרון המשתמש אמור למלאות את הנתונים שלו בטבלה ואז לייצר דו"ח. ומה שקורה שאני רק הכנתי טבלה כדי לקבל שדות (שדה אחת "שם העובד" ושדה מתחת למילוי), והנתונים מוזנים בתוך טופס, אז אם כן אני יכול בעצם לשמור את הטופס עצמו כ PDF, אז למה לי לייצר מזה דו"ח ואז לשלוח להדפסה?
2. אני מאמין שזה חלק מהתהליך, איך יש קשר בין הדו"ח שאני עיצבתי, לבין הנתונים שמילאתי בטופס.
   תודה רבה רבה

[OdedDvir]

@שוהם307 על רגל אחת:

• הרעיון העיקרי של טופס הוא לאפשר הקלדה נוחה יותר של הנתונים (מאשר הקלדה ישירות בטבלה). אם תרצה, זהו הממשק שדרכו המשתמש ניגש לטבלה.
  כדי שהנתונים שאכניס\אשנה בטופס ישפיעו על הנתונים בטבלה עצמה, אני צריך לבסס את הטופס על הטבלה, כלומר: לציין שמקור הנתונים של הטופס - הוא הטבלה.
  זה נעשה על ידי הגדרת המאפיין "מקור נתונים" בטופס להיות: שֵם הטבלה שבה נמצאים הנתונים.

• הרעיון העיקרי של דוח הוא רק להציג את הנתונים בצורה נעימה ומסודרת. אתה יוצר דוח כי את הדוח אפשר בקלות להפוך ל-PDF (את הטופס - לא כל כך)

למעשה, כבר כתבתי את הכל בקיצור למעלה:

טופס משמש בעיקר להקלדה או עריכת נתונים.
דוח משמש בעיקר להצגת נתונים, ואפשר בקלות לייצא אותו ל-PDF.

[שוהם307]

@odeddvir אמר בבניית טופס/דו"ח:

כדי שהנתונים שאכניס\אשנה בטופס ישפיעו על הנתונים בטבלה עצמה

למה הכוונה? איך זה משפיע בדיוק על הטבלה? הרי הטבלה לא מתחילה להתמלאות בנתונים שהזנתי בטופס, אלא יש לי רק שמות של שדות בטופס שמגיעים מהטבלה, ושדות ריקות שגם הן מגיעות מהטבלה, ואני ממלא את הטופס, הלא כן?

ומה לגבי זה?
@שוהם307 אמר בבניית טופס/דו"ח:

את זה לא הצלחתי לעשות,
העתקתי את כל הטופס והדבקתי אותו בדו"ח ריק חדש שיצרתי, קיבלתי את אותה הצורה של הטופס בדו"ח,
אבל כאמור את הביסוס שכתבת לא בדיוק הבנתי איך אני עושה את זה.

תודה רבה רבה אלף פעמים על הסבלנות והנדיבות.

@odeddvir אמר בבניית טופס/דו"ח:

הרעיון העיקרי של דוח הוא רק להציג את הנתונים בצורה נעימה ומסודרת

אפשר לומר שאצלי זה לא מאוד משנה, כי אני מעוניין שגם ממלא הטופס וגם מקבל הטופס יראו את אותו תצוגה עם אותם עיצובים.

[OdedDvir]

@שוהם307 אמר בבניית טופס/דו"ח:

למה הכוונה? איך זה משפיע בדיוק על הטבלה? הרי הטבלה לא מתחילה להתמלאות בנתונים שהזנתי בטופס...

דווקא כן, זה כל הענין של השימוש בטופס.

ומה לגבי זה?

כתבתי למעלה איך לבצע זאת.

אפשר לומר שאצלי זה לא מאוד משנה, כי אני מעוניין שגם ממלא הטופס וגם מקבל הטופס יראו את אותו תצוגה עם אותם עיצובים

זה פשוט יותר נוח ליצא ל-PDF את הדוח, כי לעתים יש בטופס פקדים שאנו לא מעוניינים להציג ב-PDF.

[שוהם307]

@odeddvir אמר בבניית טופס/דו"ח:

כתבתי למעלה איך לבצע זאת.

להעתיק ולהדביק עשיתי, אבל מה הלאה?

[OdedDvir]

אמרתי בבניית טופס/דו"ח:

זה נעשה על ידי הגדרת המאפיין "מקור נתונים" בטופס להיות: שֵם הטבלה שבה נמצאים הנתונים.

[שוהם307]

@OdedDvir אני נתקע כאן בשלב הזה, יכול להיות שאצלך זה פשוט אבל אני לא מתחיל להבין למה כוונתך.
כאמור עיצבתי טופס ודו"ח, מה שאני מקליד בטופס, נקלד בטבלה. גם את זה הבנתי.
אבל עכשיו האם הטבלה מייצרת את הדו"ח? או שהטפס מייצר אותו.
אני מניח שהטבלה מייצרת אותו, ואם כן, איך אני עושה שהטבלה ימלא את הדו"ח הספציפי שאני עיצבתי???
לא מצליח להבין את מה שכתבת 'מקור נתונים'.
תודה.

[OdedDvir]

@odeddvir אמר בבניית טופס/דו"ח:

להלן השלבים:

1. צור טבלה עם השדות הרצויים
2. צור טופס להזנת נתונים \ צפייה בנתונים, שמבוסס על הטבלה
3. צור דוח שגם הוא מבוסס על הטבלה, בעיצוב כרצונך

אני מבין שעשית את הכל עד כאן.
בוא נבין מה עשית: אם ההקלדות בטופס נקלטות בטבלה, זה אומר שהטבלה היא מקור הנתונים של הטופס.
שים לב שתוכל להקליד רשומות רבות בטופס, ואחר כך להציג את כל הרשומות שבטבלה, שורה אחר שורה, ולעבור ביניהם על ידי לחצני הניווט שבתחתית הטופס:

באופן דומה, גם בדוח:
אם הטבלה היא מקור הנתונים של הדוח, הדוח יציג את הערכים שבטבלה, שורה אחר שורה. תוכל להציג את הדוח בתצוגה לפני הדפסה, ואז לדפדף בין הרשומות על ידי לחצני הניווט שבתחתית הדוח:

תאשר אם הכל עובד כנ"ל, ואז נעבור לשלבים הבאים:

4. הוסף לחצן בטופס כך שיפתח את הדוח ברשומה הנכונה, וייצא את הדוח ל-PDF (על ידי קוד VBA)
   תוכל להוסיף בסוף הקוד שליחה של ה-PDF שנוצר לכתובת המייל

[שוהם307]

@odeddvir עשיתי את שלושת השלבים הראשונים, מקווה...
ולמעשה יש לי כרגע:

1. טבלה עם נתונים (כלומר כותרות ושדות למילוי)
2. טופס שמבוססת על הטבלה.
3. דו"ח שמבוסס על הטבלה.

ואם כן נראה לי שאפשר להתקדם לשלב של הקוד.
תודה רבה רבה.

[שוהם307]

@OdedDvir

[OdedDvir]

@שוהם307 אמר בבניית טופס/דו"ח:

ואם כן נראה לי שאפשר להתקדם לשלב של הקוד.

בוא נכין את השטח קודם:

1. שנה את שם הדוח ל-rptOutput
2. שנה את שם הטבלה של הנתונים ל-FormData
3. תוסיף לטבלה FormData שדה בשם "ID" מסוג "מספור אוטומטי".
4. צור שאילתה בשם qryOutput שמכילה את הביטוי הבא:
   SELECT * FROM FormData
   ותבסס את הדוח עליה, במקום ישירות על הטבלה FormData. כלומר תשנה את מקור הנתונים של הדוח להיות qryOutput.
5. תוסיף בטופס פקד לחצן פקודה ותשנה את שמו ל-cmdOutputAsPDF

עכשיו נכתוב את הקוד:
בארוע לחיצה של הלחצן, תיצור קוד VBA כדלקמן:

Private Sub cmdOutputAsPDF_Click()
   CurrentDb.QueryDefs("qryOutput").SQL= "SELECT * FROM FormData WHERE ID=" & Me.ID
   DoCmd.OutputTo acOutputReport, "rptOutput", acFormatPDF
End Sub

[שוהם307]

@odeddvir החל ממספר 4, אני לא מצליח להבין מה אני אמור לעשות,
תוכל להרחיב יותר.
איפה להזין את השם של השאילתה, ואיפה להזין את הביטוי הנ"ל?
תודה.
עריכה: טוב, אז לאחר הרבה ניסוי וטעייה הצלחתי ב"ה לייצא ל PDF ע"י פקד. (לקח לי זמן להבין בכלל איפה להכניס את הביטוי).
והנה אני מתקדם בזכותך לשלבים הסופיים. ובכן,

1. את השדה ID הייתי מוכרח לשלב בתוך הדו"ח למרות שהוא לא קשור, אז עשיתי אותו לנסתר.
2. האפשרות היחידה לכתוב משהו על הפקד זה רק ע"י הוספת תווית?
3. האם אני לא יכול לעשות את שם הטבלה למשהו בעברית?
4. אני רוצה שכשהעכבר על הפקד שייצא כזה הסבר שמסביר מה הפקד עושה. שייך כזה דבר?

תודה רבה רבה רבה רבה רבה, על הסבלנות, המקצועיות וההקשבה.
עריכה נוספת לגבי מספר 4 הסתדרתי, פשוט הייתי צריך לבחור בפקד 'לחצן' ואז אני יכול לשנות את השם וגם להוסיף תיאור.

[שוהם307]

@OdedDvir מה אומר? (נמאס לך?...)

[OdedDvir]

@שוהם307 אמר בבניית טופס/דו"ח:

את השדה ID הייתי מוכרח לשלב בתוך הדו"ח למרות שהוא לא קשור, אז עשיתי אותו לנסתר.

אתה צודק. יפה שעלית על הבעיה.

נמאס לך?...

אם אתה מבקש לקבל קורס מזורז באקסס, אני מציע לך לעבור על המדריך. אני אענה על רגל אחת:

האפשרות היחידה לכתוב משהו על הפקד זה רק ע"י הוספת תווית?

בעיקרון כן.

האם אני לא יכול לעשות את שם הטבלה למשהו בעברית?

אתה יכול אבל זה לא מומלץ.

לגבי 4, צור שאילתה חדשה, עבור לתצוגת SQL ושם תדביק את השורה שכתבתי לעיל.

[שוהם307]

@OdedDvir יישר כח רב.

אני עדיין לא מבין למה לא לייצא את הטופס ישירות ל PDF,
הרי אני הולך לתת את האקסס הזה לדוגמה לעובד פלוני שימלא את הטופס, ובדיוק את אותו טופס שהוא מילא אני רוצה שהוא ישלח לי בתור PDF,
מה העובד אמור לעשות אחרי שהוא מילא את הטופס?

תודה.

[OdedDvir]

@שוהם307 אמר בבניית טופס/דו"ח:

אני עדיין לא מבין למה לא לייצא את הטופס ישירות ל PDF,

עקרונית זה אפשרי, אבל פחות מקובל. דוח מאפשר קצת יותר שליטה על עיצוב באופן כללי.

הרי אני הולך לתת את האקסס הזה לדוגמה לעובד פלוני שימלא את הטופס, ובדיוק את אותו טופס שהוא מילא אני רוצה שהוא ישלח לי בתור PDF,
מה העובד אמור לעשות אחרי שהוא מילא את הטופס?

ללחוץ על הלחצן כמובן.
כרגע זה רק יוצר קובץ במחשב.
אם הגעת לשלב 5 והכל עובד, נתקדם בעז"ה לאיך שולחים את זה במייל אוטומטית.

[שוהם307]

@odeddvir אמר בבניית טופס/דו"ח:

@שוהם307 אמר בבניית טופס/דו"ח:

אני עדיין לא מבין למה לא לייצא את הטופס ישירות ל PDF,

עקרונית זה אפשרי, אבל פחות מקובל. דוח מאפשר קצת יותר שליטה על עיצוב באופן כללי.

הרי אני הולך לתת את האקסס הזה לדוגמה לעובד פלוני שימלא את הטופס, ובדיוק את אותו טופס שהוא מילא אני רוצה שהוא ישלח לי בתור PDF,
מה העובד אמור לעשות אחרי שהוא מילא את הטופס?

ללחוץ על הלחצן כמובן.
כרגע זה רק יוצר קובץ במחשב.
אם הגעת לשלב 5 והכל עובד, נתקדם בעז"ה לאיך שולחים את זה במייל אוטומטית.

ב"ה הגעתי כבר לשלב 5, יש לחצן והוא מייצא את הקובץ ל PDF.
מי היה מאמין...,

[OdedDvir]

@שוהם307 יפה.
שים לב:
כדי שהקוד יעבוד, תצטרך לאפשר גישה לאפליקציות עם רמת אבטחה נמוכה לחשבון גוגל שלך.
לשם כך כנס להגדרות החשבון שלך בגוגל, ותבחר כדלקמן:

ובמסך שנפתח תפעיל את האופציה.

כעת צור מודול חדש באקסס ותדביק את הקוד הבא: (אני לא זוכר את המקור המדוייק, אבל הוא מסתובב ברשת בכל מיני מקומות)

Public Sub SendGmail()
   'creating a CDO object
   Dim Mail As Object
   Set Mail = CreateObject("CDO.Message")

   'Enable SSL Authentication
   Mail.Configuration.fields.item _
   ("http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpusessl") = True
   'Make SMTP authentication Enabled=true (1)
   Mail.Configuration.fields.item _
   ("http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpauthenticate") = 1

   'Set the SMTP server and port Details
   'Get these details from the Settings Page of your Gmail Account
   Mail.Configuration.fields.item _
   ("http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpserver") = _
   "smtp.gmail.com"
   Mail.Configuration.fields.item _
   ("http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpserverport") = 465
   Mail.Configuration.fields.item _
   ("http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendusing") = 2

   'Set your credentials of your Gmail Account
   Mail.Configuration.fields.item _
   ("http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendusername") = _
   "youremail@gmail.com"
   Mail.Configuration.fields.item _
   ("http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendpassword") = _
   "***********"
   'Update the configuration fields
   Mail.Configuration.fields.Update

   'Set All Email Properties
   With Mail
      .Subject = "Your message subject"
      .From = "youremail@gmail.com"
      .To = "someone@somewhere.com"
      .CC = ""
      .BCC = ""
      .textbody = "Testing 1 2 3"
      .AddAttachment ("D:\Temp\123.pdf") 'To attach Documents in mail
   End With
   'to send the mail
   Mail.Send
End Sub

ותחליף את הערכים בשורות הבאות:
שורה 26, ו-36: תחליף לכתובת המייל שלך בגוגל
שורה 29: תחליף את הכוכביות הסיסמה לחשבון גוגל
שורה 41: הנתיב המלא לקובץ PDF שיצרת
את שורה 46 תמחק (זו תוספת שנכנסה לקוד על ידי הפורום)

אם הגעת עד לכאן - תערוך את הקוד בלחצן, ותוסיף שורה אחת בסוף:

Private Sub cmdOutputAsPDF_Click()
   CurrentDb.QueryDefs("qryOutput").SQL= "SELECT * FROM FormData WHERE ID=" & Me.ID
   DoCmd.OutputTo acOutputReport, "rptOutput", acFormatPDF
   SendGmail
End Sub