הדפסת ד''וח מאקסס על בסיס קובץ וורד

[OdedDvir]

@בערל אמר בהדפסת ד''וח מאקסס על בסיס קובץ וורד:

האם יש אפשרות שישמור כPDF?

בבקשה:

Public Sub RunMailMerge(inputFileName As String, outputFileName As String, Optional saveAsPDF As Boolean = False)
    
    ' Open Template file
    Dim wdDoc As Object
    Set wdDoc = GetObject(inputFileName, "Word.Document")
        
    With wdDoc
        .Application.Visible = False
        With .MailMerge
            .MainDocumentType = 0                ' wdFormLetters
            .Destination = 0                     ' wdSendToNewDocument
            .SuppressBlankLines = True
            .Execute Pause:=False
        End With

        ' Save output file
        .Application.Visible = True
        If saveAsPDF Then
            .Application.ActiveDocument.ExportAsFixedFormat _
                                            outputFileName:=outputFileName, _
                                            ExportFormat:=17, _
                                            OpenAfterExport:=True, _
                                            OptimizeFor:=wdExportOptimizeForPrint, _
                                            Range:=0, _
                                            IncludeDocProps:=True, _
                                            CreateBookmarks:=2, _
                                            BitmapMissingFonts:=True
        Else
            .Application.ActiveDocument.SaveAs outputFileName
        End If
        ' Cleanup
        .Close SaveChanges:=False
    End With
    Set wdDoc = Nothing
End Sub

כדי לייצא ל-PDF תוסיף בקריאה לפונקציה פרמטר שלישי ותתן לו ערך True:

MergeWordDocument "D:\temp\myTemplete.docx", "d:\temp\output.PDF", True

ובנוסף, זה שומר קובץ עם כל השורות של הנתונים ולא רק הנתון הנוכחי שמופיע בטופס, יש משהו לעשות בנידון?

בוודאי, (כמעט) תמיד יש מה לעשות...
לכן שאלתי מראש אם השאילתא שלך כבר מוכנה. אם היא אמורה להכיל רק רשומה אחת, אתה צריך לשנות אותה כך שתכיל רק את הרשומה הנוכחית, או לשנות את מקור הנתונים בוורד.

[בערל]

@odeddvir אמר בהדפסת ד''וח מאקסס על בסיס קובץ וורד:

@בערל אמר בהדפסת ד''וח מאקסס על בסיס קובץ וורד:

האם יש אפשרות שישמור כPDF?

בבקשה:

כדי לייצא ל-PDF תוסיף בקריאה לפונקציה פרמטר שלישי ותתן לו ערך True:

MergeWordDocument "D:\temp\myTemplete.docx", "d:\temp\output.PDF", True

מדהים!

בוודאי, (כמעט) תמיד יש מה לעשות...
לכן שאלתי מראש אם השאילתא שלך כבר מוכנה. אם היא אמורה להכיל רק רשומה אחת, אתה צריך לשנות אותה כך שתכיל רק את הרשומה הנוכחית, או לשנות את מקור הנתונים בוורד.

צודק, טעות שלי.

עד עכשיו היה לי טבלת בסיס אחת ושאילתא אחת שמוסיפה פרטים ע''י ביצוע חישובים.
היה לזה גם חסרון שלא היה לי את הנתונים בטבלה - רק בשאילתא

כעת אני משנה לשאילתת עדכון שתכניס את החישובים לטבלה המקורית
ואז אעשה שאילתא חדשה שתביא לי רק את השורה האחרונה מהטבלה, (איך? ע''י בחירת ה-ID הגבוה ביותר? או יש דרך יותר מומלצת?).

[OdedDvir]

@בערל אמר בהדפסת ד''וח מאקסס על בסיס קובץ וורד:

ואז אעשה שאילתא חדשה שתביא לי רק את השורה האחרונה מהטבלה, (איך? ע''י בחירת ה-ID הגבוה ביותר?

זה כנראה הכי פשוט. שאילתת קיבוץ עם הפונקציה Max על השדה ID.

[avi rz]

@odeddvir אמר בהדפסת ד''וח מאקסס על בסיס קובץ וורד:

@בערל אמר בהדפסת ד''וח מאקסס על בסיס קובץ וורד:

ואז אעשה שאילתא חדשה שתביא לי רק את השורה האחרונה מהטבלה, (איך? ע''י בחירת ה-ID הגבוה ביותר?

זה כנראה הכי פשוט. שאילתת קיבוץ עם הפונקציה Max על השדה ID.

אם אתה רוצה לייצא לpdf בזמן שהטופס פתוח אצלך, תוכל לסנן לפי הID שבטופס = כך גם תוכל לייצא דפים ישנים אם תרצה לתקן בהם משהו או סתם להדפיס שוב.

[בערל]

@odeddvir אמר בהדפסת ד''וח מאקסס על בסיס קובץ וורד:

@בערל אמר בהדפסת ד''וח מאקסס על בסיס קובץ וורד:

ואז אעשה שאילתא חדשה שתביא לי רק את השורה האחרונה מהטבלה, (איך? ע''י בחירת ה-ID הגבוה ביותר?

זה כנראה הכי פשוט. שאילתת קיבוץ עם הפונקציה Max על השדה ID.

עשיתי ככה:
מקווה שלזה הכוונה

SELECT TOP 1 Table1.ID, Table1.FirstName, Table1.LastName, .....,....,..., 
FROM Table1
ORDER BY Table1.ID DESC;

\

@avi-rz אמר בהדפסת ד''וח מאקסס על בסיס קובץ וורד:

אם אתה רוצה לייצא לpdf בזמן שהטופס פתוח אצלך, תוכל לסנן לפי הID שבטופס
כך גם תוכל לייצא דפים ישנים אם תרצה לתקן בהם משהו או סתם להדפיס שוב.

אשמח לדעת איך
זה יעזור לי בכדי להדפיס קובץ ישן
הסיבה השניה לא רלוונטית בשבילי מכיוון שהגדרתי בשאילתת העדכון לא לדרוס נתונים קיימים, אז גם אם אני מתקן נתונים בטופס זה לא ישפיע על שאר השדות בטבלה (אני יכול לתקן אותם ישירות בטבלה אבל עדיף כבר ליצור שורה חדשה...)
בכל אופן, הסיבה הראשונה מספיקה...

[בערל]

ברוך השם המערכת עובדת מעולה
מה שבעבר היה לוקח לי כעשר דקות עכשיו מתבצע תוך דקה!

אפי' הוספתי ערך ברג'יסטרי שידלג על האזהרה של וורד בפתיחת המסמך על שימוש במיזוג נתונים.

תודה רבה @OdedDvir היה נחמד לחזור לאקסס אחרי תקופה שלא נגעתי...

תודה רבה לשאר החברים היקרים על ההתגייסות הנרחבת

אני רוצה לנסות לשפר קצת ולשפשף אז אל תבטלו את המעקב בבקשה...

[OdedDvir]

@בערל
א. השאילתא שכתבת מצויינת, פשוט חייכתי מאוזן לאוזן!
ב. כדי להדפיס את העמודה הנוכחית, אתה יכול ליצור שאילתא באקסס שמסננת את הטבלה לפי הערך של השדה ID הנוכחי בטופס, כמו שציין @avi-rz, ולבחור אותה כמקור הנתונים בוורד. משהו כזה:

SELECT *
FROM Table1
WHERE Table1.ID = Forms!YourFormName!ID

זה היופי באקסס, שאפשר לשלב נתונים מהטופס ישירות בשאילתא.
ג. אהבתי את הפטנט ברג'יסטרי, לא חשבתי על זה

היה נחמד לחזור לאקסס אחרי תקופה שלא נגעתי...

נחמד לראות שאתה משתמש בה לתועלת, וזו זריקת עידוד בשבילי להמשיך עם ההדרכה

[בערל]

@odeddvir אמר בהדפסת ד''וח מאקסס על בסיס קובץ וורד:

א. השאילתא שכתבת מצויינת, פשוט חייכתי מאוזן לאוזן!

ב. כדי להדפיס את העמודה הנוכחית, אתה יכול ליצור שאילתא באקסס שמסננת את הטבלה לפי הערך של השדה ID הנוכחי בטופס, כמו שציין @avi-rz, ולבחור אותה כמקור הנתונים בוורד. משהו כזה:

SELECT *
FROM Table1
WHERE Table1.ID = Forms!YourFormName!ID

זה היופי באקסס, שאפשר לשלב נתונים מהטופס ישירות בשאילתא.

פנטסטי!
בדקתי ועבד מעולה.
אבל אחר כך שמתי לב שזה עושה בעיות עם החיבור לוורד, לכאורה בגלל שמתי שהטופס סגור השאילתא לא מכילה כלום

אז יצרתי טבלה חדשה בשם MailMerge שתכיל תמיד את הנתון האחרון
והתיישבתי לחשוב איך להכין שאילתת עדכון מתאימה אבל הסתבכתי.
ולמרבה שמחתי גיליתי סוג שאילתא חדשה שלא הכרתי "Make Table", נראה שנוצרה בדיוק בשביל זה.

אבל לא הצלחתי לגרום לקוד VBA להריץ אותו, אני מקבל את השגיאה הבאה:

Debug מצביע על שורה 9

בתחתית הטופס יש לחצן שמכיל את הקוד הבא:

DoCmd.RunCommand (acCmdSaveRecord)

On Error Resume Next
DoCmd.DeleteObject acTable, "MailMerge"
On Error GoTo 0

CurrentDb.Execute "qryUpdate_Data", dbFailOnError

CurrentDb.Execute "qryMake_MailMerge"

DoCmd.GoToRecord , , acNext

RunMailMerge "C:\Users\.....TEMPLATE.docx", "C:\Users......pdf", True

יש לציין שהשאילתא עובדת מצוין בהרצה ידנית, רק לא דרך הקוד.
תחביר השאילתא:

SELECT qrySelect_currentID.Data.ID, qrySelect_currentID.Data.FirstName, qrySelect_currentID.Data.LastName, INTO MailMerge
FROM qrySelect_currentID;

מה יכול להיות?

qrySelect_currentID = שאילתת קיבוץ שמביאה את נתוני הטופס שפתוח
Data = טבלת הנתונים המרכזית

ג. אהבתי את הפטנט ברג'יסטרי, לא חשבתי על זה

אכן חוסך המון זמן וגם גורם לוורד להיסגר מיד, לפני זה הייתי צריך לאשר שמירת שינויים...

היה נחמד לחזור לאקסס אחרי תקופה שלא נגעתי...

נחמד לראות שאתה משתמש בה לתועלת, וזו זריקת עידוד בשבילי להמשיך עם ההדרכה

בעז"ה אשתדל יותר לשתף פעולה...

[OdedDvir]

@בערל אני לא מבין את התחביר של השאילתא:

SELECT qrySelect_currentID.Data.ID, qrySelect_currentID.Data.FirstName, qrySelect_currentID.Data.LastName, INTO MailMerge
FROM qrySelect_currentID;

1. איך יתכן שתי נקודות בשם שדה qrySelect_currentID.Data.ID, האם אתה משתמש בשדה עם ערכים מרובים?
2. אחרי LastName יש פסיק מיותר

[בערל]

@odeddvir אמר בהדפסת ד''וח מאקסס על בסיס קובץ וורד:

@בערל אני לא מבין את התחביר של השאילתא:

SELECT qrySelect_currentID.Data.ID, qrySelect_currentID.Data.FirstName, qrySelect_currentID.Data.LastName, INTO MailMerge
FROM qrySelect_currentID;

1. איך יתכן שתי נקודות בשם שדה qrySelect_currentID.Data.ID, האם אתה משתמש בשדה עם ערכים מרובים?
2. אחרי LastName יש פסיק מיותר

האמת לא עשיתי את התחביר חבד אלא השתמשתי במעצב השאילתות ומשום מה ככה זה יצא (אולי בגלל שערכתי שאילתת קיבוץ קיימת והפכתי אותו ליצירת טבלה). הפסיק זה טעות שלי, (יש עוד שדות בהמשך שהשתמטתי בהעלאה לפורום...)

בכל אופן יצרתי אותו מחדש ועדיין אותו בעיה, ידנית זה עובד ומהקוד אני מקבל שגיאה כנ"ל.

SELECT qrySelect_currentID.ID, qrySelect_currentID.FirstName, qrySelect_currentID.LastName
INTO MailMerge
FROM qrySelect_currentID

ניסיתי גם לקחת ישירות מטבלת הנתונים:

SELECT Data.ID, Data.FirstName, Data.LastName
INTO MailMerge
FROM Data
WHERE (((Data.ID)=[Forms]![frmData]![ID]));

[OdedDvir]

@בערל מה התחביר של qryUpdate_Data?
(אגב: סליחה על הדיליי בתגובה, אני תוך כדי שיחה עם מישהו...)

[בערל]

@odeddvir אמר בהדפסת ד''וח מאקסס על בסיס קובץ וורד:

מה התחביר של qryUpdate_Data?

יש לי טופס שאני ממלא בו פרטים
וזה שאילתת עדכון שממלא חישובים לתוך שדות נוספים בטבלת הDATA
לדוגמה מחשב גיל לפי תאריך לידה, וממיר את תאריך הלידה לטקסט.

UPDATE Data SET Data.DobT = Format([dob],"dd/mm/yy"), 
Data.Age = IIf([age] Is Null,DateDiff("yyyy",[Dob],Now())+Int(Format(Now(),"mmdd")<Format([Dob],"mmdd")),[age]);

אני צריך לפני ההדפסה שיעדכן את טבלת הנתונים במקום שאחשב אותם לבד במילוי הטופס.
גם כשאני מוחק את הכל מה-VBA ומשאיר רק את יצירת הטבלה הוא עושה בעיות.

Private Sub cmdPrint_Click()

CurrentDb.Execute "qryMake_MailMerge"

End Sub

@odeddvir אמר בהדפסת ד''וח מאקסס על בסיס קובץ וורד:

אגב: סליחה על הדיליי בתגובה

סליחה???
אני זה שצריך לבקש...

[OdedDvir]

@בערל אוקי. הניחוש שלי הוא שהטבלה MailMerge לא מספיקה להימחק לפני שאתה מנסה לבנות אותה מחדש. זה בגלל שיש השהייה בקריאה ל: "DoCmd.DeleteObject acTable, "MailMerge. ככה זה באקסס.

תוסיף את שתי הפונקציות השימושיות הבאות למודל חדש:

Public Function TableExist(TableName As String) As Boolean
    TableExist = Not IsNull(DLookup("Name", "MSysObjects", "Name='" & TableName & "'"))
End Function

Public Sub TableDelete(TableName As String)
    If TableExist(TableName) Then CurrentDb.TableDefs.Delete (TableName)
End Sub

ובקוד של הלחצן תמחק את הטבלה כך:

TableDelete "MailMerge"
CurrentDb.Execute "qryMake_MailMerge"

[בערל]

@odeddvir

אנסה
אבל השגיאה הנ"ל מתרחשת גם כאשר הטבלה נמחקת באופן ידני

[OdedDvir]

@בערל אני חושב שהבנתי הפעם.
השגיאה הנ"ל פירושה ששדה מסויים בשאילתא לא נמצא.
כאשר אתה רוצה לקחת שדה מתוך טופס, הכל טוב ויפה כל עוד הדברים נשארים בתוך השאילתא.
אבל אם רוצים להריץ על ידי Execute שאילתא שמשתמשת בנתון מתוך טופס, זה גורם בעייה תחבירית, כי שם השדה [Forms]![frmData]![ID] לא תקין.

מה שאתה צריך לעשות הוא לחשב את הערך ואחר כך להכניס אותו לתחביר ה-SQL. כך:

TabeDelete "MailMerge"
Dim SQL as String
SQL = "SELECT Data.ID, Data.FirstName, Data.LastName " _
    & "INTO MailMerge " _
    & "FROM Data " _
    & "WHERE (Data.ID = " & Me.ID & ");"
CurrentDb.Execute SQL

הערה:
יש דרך יותר אלגנטית ותקנית לעשות את זה, על ידי העברת פרמטר לשאילתא, כך שתחביר השאילתא לא מופיע ישירות בקוד, אלא בשאילתא רגילה, דהיינו בתוך qryMake_MailMerge.
אם אכן כיוונתי לפתרון, אני אדריך אותך איך לעשות את זה.

[בערל]

@odeddvir אמר בהדפסת ד''וח מאקסס על בסיס קובץ וורד:

@בערל אני חושב שהבנתי הפעם.
השגיאה הנ"ל פירושה ששדה מסויים בשאילתא לא נמצא.
כאשר אתה רוצה לקחת שדה מתוך טופס, הכל טוב ויפה כל עוד הדברים נשארים בתוך השאילתא.
אבל אם רוצים להריץ על ידי Execute שאילתא שמשתמשת בנתון מתוך טופס, זה גורם בעייה תחבירית, כי שם השדה [Forms]![frmData]![ID] לא תקין.

מה שאתה צריך לעשות הוא לחשב את הערך ואחר כך להכניס אותו לתחביר ה-SQL. כך:

TabeDelete "MailMerge"
Dim SQL as String
SQL = "SELECT Data.ID, Data.FirstName, Data.LastName " _
    & "INTO MailMerge " _
    & "FROM Data " _
    & "WHERE (Data.ID = " & Me.ID & ");"
CurrentDb.Execute SQL

ת
עובד מעולה!!!
תודה ענקית על הכל!

[בערל]

@odeddvir אמר בהדפסת ד''וח מאקסס על בסיס קובץ וורד:

הערה:
יש דרך יותר אלגנטית ותקנית לעשות את זה, על ידי העברת פרמטר לשאילתא, כך שתחביר השאילתא לא מופיע ישירות בקוד, אלא בשאילתא רגילה, דהיינו בתוך qryMake_MailMerge.
אם אכן כיוונתי לפתרון, אני אדריך אותך איך לעשות את זה.

לא אכפת לי שזה רץ מתוך VBA, אני לא זקוק לשאילתא לבד.
אבל מעניין אותי לשמוע כשיש לך זמן...

[OdedDvir]

@בערל כעת עלה לי רעיון הרבה יותר פשוט, שלא מצריך טבלת עזר כלל: פשוט נשנה ישירות את תחביר השאילתה של המיזוג.

1. צור שאילתא qryMailMerge. (לא משנה מה התחביר שלה כרגע, אנו נשנה זאת מיד). ובמיזוג דואר תבחר אותה כמקור הנתונים.
2. בקוד הלחצן:

DoCmd.RunCommand (acCmdSaveRecord)
CurrentDb.Execute "qryUpdate_Data", dbFailOnError

Dim SQL as String
SQL = "SELECT Data.ID, Data.FirstName, Data.LastName " _
    & "FROM Data " _
    & "WHERE (Data.ID = " & Me.ID & ");"
CurrentDb.QueryDefs("qryMailMerge").SQL = SQL

DoCmd.GoToRecord , , acNext
RunMailMerge "C:\Users\.....TEMPLATE.docx", "C:\Users......pdf", True

זהו. שורה 8 משנה את השאילתה כך שתציג את הנתונים הרלוונטים.
זה גם עדיף למקרה שבו שינית את הנתונים ולא לחצת על הכפתור, הם יתעדכנו בוורד בכל מקרה.
אמנם כך התחמקתי מלהסביר על שאילתת פרמטר, אבל עוד חזון למועד...

[בערל]

@odeddvir אמר בהדפסת ד''וח מאקסס על בסיס קובץ וורד:

@בערל כעת עלה לי רעיון הרבה יותר פשוט, שלא מצריך טבלת עזר כלל: פשוט נשנה ישירות את תחביר השאילתה של המיזוג.

1. צור שאילתא qryMailMerge. (לא משנה מה התחביר שלה כרגע, אנו נשנה זאת מיד). ובמיזוג דואר תבחר אותה כמקור הנתונים.
2. בקוד הלחצן:

DoCmd.RunCommand (acCmdSaveRecord)
CurrentDb.Execute "qryUpdate_Data", dbFailOnError

Dim SQL as String
SQL = "SELECT Data.ID, Data.FirstName, Data.LastName " _
    & "FROM Data " _
    & "WHERE (Data.ID = " & Me.ID & ");"
CurrentDb.QueryDefs("qryMailMerge").SQL = SQL

DoCmd.GoToRecord , , acNext
RunMailMerge "C:\Users\.....TEMPLATE.docx", "C:\Users......pdf", True

זהו. שורה 8 משנה את השאילתה כך שתציג את הנתונים הרלוונטים.
זה גם עדיף למקרה שבו שינית את הנתונים ולא לחצת על הכפתור, הם יתעדכנו בוורד בכל מקרה.
אמנם כך התחמקתי מלהסביר על שאילתת פרמטר, אבל עוד חזון למועד...

גאוני!

עובד פנטסטי

תודה על הכל!